Cara memproses gaji bulanan di Malaysia

Anda memerlukan input bulanan yang lengkap dan diluluskan sebelum mengira apa-apa. Kesilapan gaji biasanya bermula dengan input yang tertinggal atau lewat, bukan dengan pengiraan itu sendiri.

• Data induk pekerja: nama, nombor MyKad atau pasport, nombor rujukan KWSP, PERKESO dan cukai pendapatan, akaun bank
• Rekod kehadiran, cuti dan cuti tanpa gaji
• Kerja lebih masa, elaun, komisen dan tuntutan yang diluluskan oleh pihak yang betul
• Pekerja baharu, pekerja yang berhenti dan perubahan gaji yang diluluskan
• Potongan yang dibenarkan, seperti pinjaman atau pendahuluan

Tetapkan tarikh tutup input bulanan dan patuhinya. Kursus Payroll Calculation & Statutory Compliance merangkumi cara menyusun input ini.

Kebanyakan gaji di Malaysia melibatkan empat perkara berkanun setiap bulan. Setiap satu diurus oleh agensi tersendiri, dan setiap agensi menerbitkan kadar, had gaji dan kategori semasa di laman rasminya.

• KWSP, diurus oleh KWSP: simpanan persaraan, dengan caruman majikan dan caruman pekerja
• PERKESO, diurus oleh PERKESO: perlindungan bencana pekerjaan dan keilatan
• SIP, Sistem Insurans Pekerjaan, juga ditadbir oleh PERKESO
• PCB, potongan cukai bulanan yang dikutip untuk LHDN

Jangan salin kadar daripada hamparan lama. Semak jadual semasa di setiap laman rasmi, dan sahkan kategori yang terpakai bagi pekerja asing dan pekerja yang melebihi umur persaraan.

Gaji bersih ialah gaji kasar ditolak potongan berkanun pekerja dan potongan lain yang dibenarkan. Ikut urutan yang sama setiap bulan.

1. Mulakan dengan gaji pokok dan elaun tetap.
2. Tambah bayaran berubah bagi bulan itu: kerja lebih masa, komisen, bonus.
3. Tolak cuti tanpa gaji atau ketidakhadiran jika polisi anda membenarkannya.
4. Kira setiap potongan berkanun berdasarkan asas gaji yang ditakrifkan oleh agensi itu, kerana takrif gaji bagi KWSP tidak selalu sama dengan PCB.
5. Kenakan potongan lain yang telah dibenarkan oleh pekerja.
6. Bakinya ialah gaji bersih.

Potongan daripada gaji dihadkan oleh Akta Kerja 1955. Baca teks semasa di Undang-Undang Malaysia sebelum menambah jenis potongan baharu.

Bayar gaji bersih melalui fail bank yang diluluskan, kemudian remit setiap bayaran berkanun melalui saluran majikan agensi itu. Asingkan orang yang menyediakan gaji daripada orang yang meluluskan bayaran bank.

• Selaraskan jumlah daftar gaji dengan fail bank sebelum bayaran dilepaskan
• Remit caruman KWSP, PERKESO dan SIP serta PCB sebelum tarikh akhir bulanan setiap agensi
• Simpan setiap resit atau penyata remitan bersama fail gaji bulan itu

Tarikh akhir dan saluran bayaran ditetapkan oleh setiap agensi dan boleh berubah. Semak di KWSP, PERKESO dan LHDN, dan masukkan ke dalam kalendar gaji bersama.

Simpan fail bulanan yang lengkap dan penyata tahunan majikan. Setiap bulan, failkan input yang diluluskan, daftar gaji, slip gaji, fail bank dan setiap rekod remitan.

Setahun sekali, majikan menyediakan penyata saraan tahunan bagi setiap pekerja (Borang EA) dan penyata majikan kepada LHDN (Borang E). Semak borang dan tarikh pengemukaan semasa di laman LHDN.

Kursus Payroll Processing & Reporting merangkumi daftar dan laporan, dan Certified Payroll Administrator ialah pensijilan Certifyd yang selari dengan unit kompetensi NOSS. Untuk menguji proses semasa anda, cuba semakan pematuhan payroll percuma atau templat senarai semak pematuhan gaji.