Langkau ke kandungan
Certifyd

Terjemahan Bahasa Malaysia halaman ini masih draf dan menunggu semakan MITE.

Pentadbiran PejabatPanduan

Cara menulis polisi dan SOP pejabat

Menulis polisi dan SOP pejabat di Malaysia bermaksud menyatakan peraturan dan tujuannya dalam polisi, kemudian menulis prosedur langkah demi langkah yang melaksanakannya. Setiap dokumen menamakan pemilik, skop dan rekod yang dihasilkan, diluluskan oleh pengurusan, diterangkan kepada kakitangan, dan disemak mengikut kitaran tetap.

Seorang pentadbir pejabat menyusun fail di kaunter penyambut tetamu yang terang

Apakah beza antara polisi dan SOP?

Polisi menyatakan apa yang mesti berlaku dan mengapa; prosedur operasi standard menyatakan cara melakukannya, langkah demi langkah. Mengasingkannya membolehkan anda mengemas kini prosedur tanpa meluluskan semula keseluruhan polisi.

Sesetengah pejabat juga menyimpan arahan kerja ringkas bagi satu tugas, seperti cara membuat permohonan belian dalam sistem. Gunakan dokumen paling ringkas yang memadai, dan kaitkan setiap SOP dengan polisi yang disokongnya.

Polisi, SOP dan arahan kerja
DokumenMenjawabDiluluskan oleh
PolisiApakah peraturan dan mengapa ia wujudPengurusan kanan
SOPSiapa melakukan apa, mengikut urutan mana, dengan rekod apaPemilik proses atau ketua jabatan
Arahan kerjaCara melakukan satu tugas dengan terperinciPemilik proses

Apakah kandungan yang perlu ada dalam setiap polisi dan SOP?

Setiap dokumen memerlukan bahagian teras yang sama, supaya kakitangan sentiasa tahu di mana untuk mencari. Gunakan satu templat di seluruh pejabat.

  • Tajuk, nombor dokumen, versi dan tarikh berkuat kuasa
  • Tujuan dan skop: siapa dan apa yang diliputi
  • Pemilik dan peranan, dengan tanggungjawab dinyatakan dengan jelas
  • Peraturan (polisi) atau langkah (SOP), dalam baris bernombor yang ringkas
  • Rekod dan borang yang dihasilkan
  • Polisi berkaitan dan undang-undang yang disokong
  • Kelulusan dan tarikh semakan seterusnya

Tulis dengan bahasa mudah, satu tindakan bagi setiap langkah, menggunakan jawatan dan bukan nama orang. Kursus Office Policies & Procedures Development merangkumi perangkaan dan templat.

Bagaimanakah anda merangka dan meluluskan polisi baharu?

Mulakan daripada masalah yang diselesaikan oleh polisi, rangka bersama orang yang melakukan kerja, kemudian dapatkan kelulusan rasmi. Polisi yang ditulis tanpa pengguna cenderung diabaikan.

  1. Tentukan keperluan: risiko, kesilapan berulang, dapatan audit atau keperluan undang-undang.
  2. Petakan cara kerja dilakukan sekarang.
  3. Rangka polisi dan SOP bersama pemilik proses dan pengguna.
  4. Semak sebarang perkara undang-undang berbanding undang-undang semasa di Undang-Undang Malaysia, atau dengan penasihat HR atau undang-undang.
  5. Edarkan draf untuk ulasan dan semak semula.
  6. Dapatkan kelulusan pada peringkat yang betul dan rekod versinya.

Bagaimanakah anda memastikan polisi dipatuhi?

Polisi hanya berfungsi apabila kakitangan mengetahuinya, boleh mencarinya dan mematuhinya. Laksanakannya dengan taklimat ringkas, simpan versi semasa di satu tempat bersama, dan semak pematuhan.

  • Beri taklimat kepada kakitangan yang terlibat dan rekod siapa yang telah membacanya
  • Tarik balik versi lama supaya hanya satu digunakan
  • Semak sampel rekod berbanding SOP dari semasa ke semasa
  • Semak setiap dokumen pada tarikh semakannya, atau lebih awal apabila kerja atau undang-undang berubah

Kursus Office Policy Implementation & Compliance Monitoring merangkumi pelaksanaan dan pemantauan, dan Certified Office Policies Administrator ialah pensijilan Certifyd yang selari dengan unit kompetensi NOSS. Uji set polisi semasa anda dengan semakan pematuhan polisi percuma.

Apakah langkah-langkahnya?

  1. Tentukan keperluan dan skop

    Nyatakan masalah yang diselesaikan oleh polisi, siapa yang diliputi dan siapa pemiliknya.

  2. Petakan proses semasa

    Teliti cara kerja dilakukan sekarang bersama orang yang melakukannya.

  3. Rangka polisi dan SOP

    Gunakan templat pejabat: tujuan, skop, peranan, peraturan atau langkah, rekod dan tarikh semakan.

  4. Rujuk dan semak

    Edarkan untuk ulasan dan semak perkara undang-undang berbanding undang-undang semasa atau dengan penasihat.

  5. Luluskan dan terbitkan

    Dapatkan kelulusan pada peringkat yang betul, rekod versi dan terbitkannya di satu tempat bersama.

  6. Taklimat, pantau dan semak

    Beri taklimat kepada kakitangan, semak pematuhan dengan sampel dan semak semula pada tarikh yang ditetapkan.
Kursus, semakan dan bacaan tentang kerja yang sama.

Soalan lazim.

Jawapan ringkas kepada soalan yang biasa ditanya.

Berapa kerapkah polisi pejabat perlu disemak?

Tetapkan kitaran semakan bagi setiap dokumen, biasanya setiap tahun atau dua tahun, dan semak lebih awal jika kerja, sistem atau undang-undang berubah. Rekod semakan walaupun tiada perubahan.

Siapakah yang patut memiliki sesuatu polisi?

Pengurus yang bertanggungjawab ke atas proses itu patut memilikinya, bukan orang yang menaipnya. Pemilik memastikan ia terkini, menjawab soalan dan meluluskan perubahan pada SOP berkaitan.

Adakah polisi perlu dalam bahasa Inggeris atau Bahasa Malaysia?

Gunakan bahasa yang paling mudah dibaca oleh kakitangan anda, dan sediakan kedua-duanya jika perlu. Jika anda menyimpan dua versi, nyatakan versi mana yang terpakai dan kemas kini kedua-duanya bersama.

Sumber apakah yang digunakan halaman ini?

Dikemas kini 20 Oktober 2026. Maklumat umum daripada pasukan Certifyd, bukan nasihat undang-undang, cukai atau keselamatan untuk tempat kerja anda.